¡Buena comunicación: Love is not in the air!

Elizabeth Ortiz / contacto@linzsurance.com

Para un agente de seguros cuya actividad lleva una fuerte carga legal, es recomendable dejar todo por escrito. Para tener evidencia de lo que se dice y asegurarse de que todo sea bien entendido, es imprescindible desarrollar habilidades de comunicación.

A lo largo de la historia, las personas han utilizado diferentes medios para comunicarse, los cuales han ido cambiando de acuerdo con la tecnología disponible. La comunicación digital comenzó a convivir con nosotros recientemente y, por ello, el ser humano todavía no logra adaptarse por completo a ella. Nuestra psicología está hecha para otro tipo de comunicación, pues nuestra mente y sentimientos funcionan de manera diferente. La comunicación natural, a la que estamos acostumbrados, se complementa con el lenguaje no verbal, la interacción y los diálogos continuados. Estos elementos pueden perderse en los mensajes enviados a través de las redes sociales, los correos electrónicos y las aplicaciones, provocando en ocasiones malentendidos.

Es muy difícil sustituir el lenguaje no verbal, a pesar de los emojis que pretenden expresar una sonrisa, una mirada, un guiño o un encogimiento de hombros, por mencionar algunos ejemplos, ya que no son interpretados de manera universal, pues cada uno tiene un significado diferente para cada persona. Por tanto, la comunicación digital no refleja las emociones ni del emisor ni del receptor del mensaje, las cuales mejoran la comprensión. Sin embargo, este tipo de comunicación es el preferido por las nuevas generaciones, así que debemos aprender a utilizarlo de una manera adecuada. Estas son algunas sugerencias:

• Define el propósito del mensaje de una manera concreta. Pregúntate qué es lo que quieres comunicar.
• Elige el canal de comunicación apropiado. Aunque buscamos dejar todo por escrito, muchas veces el correo electrónico y la mensajería instantánea no son suficientes para dar una amplia explicación, lo cual podemos hacer por teléfono o en persona, de manera que el mensaje o correo electrónico solo confirme lo acordado.
• Sé breve y claro. Las confusiones suelen darse cuando existe un exceso de palabras. Las personas están ocupadas todo el tiempo y suelen leer deprisa. Los mensajes cortos son mejor comprendidos siempre y cuando estén bien redactados.
• Concéntrate en una sola conversación. Es muy común atender por los diversos medios de mensajería instantánea a varias personas al mismo tiempo, lo cual impide una plena atención, comprensión y redacción de los mensajes.
• Evita los tecnicismos y las palabras rebuscadas. Es preferible utilizar un lenguaje sencillo para que el mensaje sea mejor comprendido.
• Asegúrate de entender las preguntas antes de responderlas. Solo así podrás hacerlo de manera correcta.
• Evita distracciones. Busca el momento y lugar convenientes para enviar los mensajes. Aunque vivimos en un mundo donde todo sucede muy rápido y el tiempo no nos da tregua, concéntrate en lo posible para que te comuniques adecuadamente. Cuando estamos en medio del tráfico o en lugares abarrotados es complicado lograr una buena concentración.
• Confirma la comprensión de los mensajes. Asegúrate de que el receptor ha entendido lo que quisiste decir. Para ello, se sugiere hacer algunas preguntas que te confirmen que todo ha quedado claro.
• Aprende de los errores. Seguramente has tenido conversaciones en las que no lograste que se comprendiera tu mensaje o no entendiste el de la otra persona. No existen fórmulas mágicas para escribir bien, pues es algo que se aprende con la práctica.
• Lee para mejorar tu escritura. La lectura es el mejor método para aprender a comunicarnos mejor y de una manera natural.

Todo lo anterior se aplica también a las herramientas de respuesta automática que se utilizan principalmente en WhatsApp. Para alguien que envía un mensaje solicitando ayuda con un problema, es frustrante que, después de haber explicado lo sucedido, reciba como respuesta: “¿En qué te podemos ayudar?”.

La comunicación sigue moviendo al mundo y, cuando es buena, promueve que nos relacionemos mejor con los clientes, prospectos y socios comerciales.